Цаг ашиглалтын ач тус

Цагийн менежментийн тухай, ашиг тус

Цагийг  зөв  удирдах явдал  таны хувийн амьдрал болоод  ажилд тун чухал. Өөрийн  цагийг зөв удирдах нь өөрийгөө удирдахын гол цөм болохоос  гадна менежер болоод хүн нэг бүрийн хувьд үнэхээр чухал  ур чадвар болно.

Өөрийнхөө өмнө тавьсан зорилтыг хангахын тулд цагийг үр нөлөөтэй ашиглах тухай асуудлыг цагийн  менежмент гэнэ.

Цагийн менежментэд  дарах зүйлийг оруулдаг:

- Ажил  үүргийг  тэргүүлэх ач холбогдолоор нь эрэмбэлэх : Үнэлгээ хийх жагсаалт гаргах

- Өөрийгөө  зохион байгуулах: Өдрийн тэмдэглэл  хөтлөх, үйл ажилгаагаа  жагсаах , төлөвлөх бодох

Хувь хүн өөрийн хувийн зохион байгуулалт муутай байх нь өөртөө төдийгүй бусдад ч асуудал бэрхшээл үүсгэдэг “Ер нь би менежерийн хувьд ямар үүрэгтэй вэ?, юу миний цагийг дэмий үрдэг вэ?, Үүнээс ангижрахийн тулд яах вэ? Өөрийгөө хэрхэн зохион байгуулалт  сайтай байлгах вэ?” зэрэг асуултуудыг өөртөө тавьж байх  нь зүйтэй.

Цагийн менежментийг  сайн хийхийн ашиг тус

Хүн цагийн менежментийг сайн хийх нь өөрт ба хамтран зүтгэгч, найз нөхдийн хувьд хамгийн ашиг  тустай зүйл байх болно. Цагийн менежментийг сайн хийхийн  зарим нэг үр ашигтай талыг дурдвал:

- Өөрийн хүсч  буй зүйлийг хийх цаг хугацааг бий болгоно

- Таны бэлэн байдлыг нэмэгдүүлнэ

- Таны шийдвэр гаргах чадвар сайжрана

- Ажлын тань бүтээмж үр ашиг үр нөлөө дээшлэнэ. Таны үүрэх аливаа эрсдэлийг багасгана

- Таны ажлыг хөнгөвчилнө

- Таны амьдарлийг хялбар болгоно

- Таны  эрүүл мэндийг сайжруулна

- Таны ядаргааг тайлна    

-Таны  стрессийг багасгана

                 
                         Цагийг  зөв  ашиглах тухай

Хүн өөрийгөө зөв удирдахийн тулд дагаж мөрдөх  хамгийн эхний дүрэм бол чухам юуны учир энд байгаагаа ухамсарлаж, зөвхөн зөв зүйлийг хийх явдал юм .Үүнийг үр нөлөөтэй үйл ажиллагаа гэнэ. Зорилтоо хангахад туслах ажил үүргээ  тэргүүлэх ач холбогдолоор нь эрэмбэлэх хэрэгтэй.

Хоёр дахь дүрэм нь аливаа зүйлийг зөв хийх явдал юм. Үүнийг үр ашигтай үйл ажиллагаа гэнэ. Үүний тулд хүмүүс нэг бол Реактив арга хэлбэрээр ажиллах бөгөөд энэ нь болж буй бүхэнд зохицохийн тулд өөрийнхөө болон бусдийн хийсэн алдааг засах гээд завгүй ажиллах тухай ойлголт болно. Эсвэл хүмүүс  Проактив арга хэлбэрээр буюу нөхцөл байдалыг гартаа оруулах, санаачлага гаргах, хянах, өөртөө болон байгууллага даа зориулан ирээдүйг өөрчлөхийн төлөө ажилллах ёстой болно.

Үр нөлөөтэй

Үр нөлөөгүй

Үр ашигтай
 
Зөв зүйлийг зөв арга барилаар гүйцэтгэх

Зөв зүйлийг сайн гүйцэтгэх
    
Буруу зүйлийг сайн гүйцэтгэх

Үр ашиггүй
    
Зөв зүйлийг буруу арга барилаар гүйцэтгэх

Зөв зүйлийг муу гүйцэтгэх
    
Буруу зүйлийг муу гүйцэтгэх

Цагийг дэмий үрэх явдлийг таслан зогсоох нь

Цагийг дэмий үрэхийг таслан зогсоох хамгийн чухал арга бол гадаад орчинд

Хамтран зүтгэгч нөхөддөө, дотоод орчинд өөртөө зориулсан тодорхой хязгаар тогтоох явдал болно.  Өөрийнхөө зан үйлийг эргэцүүл. Таны хандлага дандаа зөв байж чаддаг уу?
               

            Цагийг хэрхэн хэмнэх тухай

Ажлын цагийг үр ашиггүй дэмий үрэхэд хүргэдэг зүйлс юу болохыг хүмүүсээс асуухад тэд хэд олон зочин болоод утасны дуудлага, зохион байгуулалт муутай уулзалтууд зохих журмаар нь төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэхээр хувиарлаагүй ажил үүрэг, тодорхой бус үүрэг болоод эрх мөн хувийн сахилга бат муу байх зэрэг шалтгаантай санал нийлж байсан байна. Цагийг дэмий үрэхэд хүргэдэг хамгийн түгээмэл шалтгаанууд болоод тэднийг шийдвэрлэх арга замуудын талаар та бүхэн дор бичсэнийг уншиж болно. Энэ бүхнийг уншиж хамт ажиллагчидтайгаа болон даргатайгаа ярилцах замаар цагийг тань дэмий үрдэг бүхнээс татгалзахыг хичээгээрэй

- Хаалга тань хаалттай ч бүгдийг ор гэсэн шиг “нээлттэй” байгаа юм биш биз? Таныг аливаа зүйлд анхаарлаа төвлөврүүлэн ажиллах гэж байтал хаалгыг чинь олон хүн тогшиж, таньтай уулзахыг хүсэж байгаагаа хэлж байна уу? Надад бүү саад бол гэж хамт ажиллагчдадаа хэл. Хэрвээ та тэднийг болоод бусад хүмүүсийн орж ирэхийг нь зогсоож чадахгүй бол өөр нэг газар очиж ажиллах хэрэгтэй

- Гаднаас утсаар ярих гэсэн хүмүүсээс зайлс хийх нь хэцүү байдаг гэхдээ найзууддаа болон хамаатнууддаа оройн цагаар ир гэж хэл Тэдэнтэй үдийн цайны завсарлагаар уулзахыг хичээ хэн нэгэн таньтай уулзахаар ирсэн үед босч зогсох замаар уулзалтын хугацааг багасгах юм уу уулзалтын эхэнд уулзах хугацаагаа тодорхой болгож эсвэл нэгэн зүйлийг яаралтай хийж дуусгахаар төлөвлөсөн болохоо түүнд ойлгуул “таныг явахаас  өмнө би ийм нэг ажил амжуулмаар байна” гэх мэт өгүүлбэр хэлж уулзалтаа дуусгахыг хичээ.

- Таны удирдлагад байдаг ажиллагчид танд их саад болдог бол учир шалтгааныг нь олж олоод ямар нэгэн арга хэмжээ ав. Менежментийн арга барилыг ашигла. Зөвхөн төлөвлөгөөнд тусгасан зүйлийг хийж чадахгүй. Эсвэл төсөв хүрэлцэхгүй асуудал гарсан үед өөрт чинь мэдээлэл өгөхөөр ирэх ёстой гэдгийг ажилтнууддаа ойлгуул. Тэд байс хийгээд л ямар нэг мэдээлэл авъя, зөвлөгөө хэрэгтэй гэх мэтээр таньтай уулзах гээд байдаг бол танд менежментийн асуудал тулгарчээ гэсэн үг. Тэд алдаа гаргахаасаа айсан юм болов уу? Энэ бүгдэд та “тийм” гэж хариулж байвал удирдах ажилтны хувьд та ямар нэг зүйл хийх шаардлагатай болжээ гэсэн үг.

Ирсэн хүмүүсийг хүлээн авах, ажилтнуудтайгаа богино уулзалт хийх нь таны ажлын л нэг хэсэг. Энэ тохиолдолд та тэднийг цаг дэмий үрэгчид гэж үзэх ёсгүй.

          Цаг ашиглалтыг төлөвлөх

Өөрийнхөө цагийг  системтэй арга замаар төлөвлөх нь нэн чухал. Менежер болоод манлайлагчийн аль аль нь цаг зав муутай байдаг учир цагийн боломжийг сайн ашиглах нь онцгой чухал юм.

Өөрийн цагийг системтэйгээр төлөвлөхдөө:

- Тэргүүлэх ач холбогдол өгсөн үйл ажиллагаануудыг оруулсан өдрийн тэмдэглэл хөтлөж сурах.

- Өдөр бүр хийх ажлын жагсаалтыг гарга. Хийж дуусгасан ажил үүргийг тусгайлан тэмдэглэх

- Унших ур чадвараа сайжруул. Юуг уншихаа сайтар бодож сонгох

- 7хонгийн аль нэг хугацаанд төлөвлөлт зориулсан тусгай цаг гаргах.

- Таны цаг заваас хэдий хугацааг нь авахыг тооцоолохын тулд аливаа ажил үүргийг хийж дуусгах эцсийн хугацааг заавал тодорхой заах


Цаг ашиглалтыг төлөвлөх хүснэгт

Яаралтай

Яаралтай бус

Чухал
 
Чухал бөгөөд яаралтай хийх ажил үүргийг тэр дор нь гүйцэтгэх ёстой. Ингэхдээ тэднийг сайн гүйцэтгэхэд  хангалттай цаг шаардлагатай.

Чухал боловч яаралтай бус ажил үүргийг зохих ёсоор хийх цаг бий болтол  хойшлуулж болно.